1、與甲方溝通會議內(nèi)涵以及會務(wù)策劃
溝通會議日期、會議天數(shù)、酒店房間、會議室容量需求、媒體需求、特色餐飲、接送機(jī)場等；
2、細(xì)節(jié)協(xié)調(diào)
在此階段，我們將與委托方進(jìn)行初步溝通，并就委托方的一些關(guān)心點(diǎn)提出預(yù)案供選擇、按照甲方所要求的標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格掌握所推薦合適的會議型酒店級別、餐飲場所及與預(yù)算相適應(yīng)的菜譜、會議交通流程、接待流程等。
3、實地參會地點(diǎn)考察
在雙方進(jìn)行多輪溝通交流后，我執(zhí)行安排所預(yù)訂的級別提供的酒店、會議場地、環(huán)境、交通車輛及所需的設(shè)備細(xì)節(jié)等等，并在此階段就服務(wù)項目、服務(wù)流程、推進(jìn)計劃、服務(wù)價格等內(nèi)容進(jìn)行深入探討，大致明確雙方的責(zé)任與義務(wù)。
4、確定流程及雙方義務(wù)
我們得一一推敲設(shè)想得流程及預(yù)案，盡可能把方案細(xì)化，然后以書面的形式確認(rèn)雙方義務(wù)與責(zé)任，并簽署相關(guān)服務(wù)協(xié)議。
5、會務(wù)執(zhí)行
1）、會議接站
會議報到當(dāng)天，安排全天候接站，機(jī)場設(shè)立兩塊醒目接站牌，一塊設(shè)在正門出站口，一塊設(shè)在提取行李出口處。個別特殊情況會員晚班機(jī)或者航班延誤等情況，做好記錄，掌握好調(diào)整后的航班時刻進(jìn)行接機(jī)工作。
2）會議報到
1、在酒店大堂設(shè)“報到處”、“簽到處”。
2、報到登記時，按照甲方要求，對參會會員填寫姓名、單位、職務(wù)、身份證號碼、電話、入住天數(shù)、房間號、考察線路、回程機(jī)票信息等。
3、提醒代表貴重品免費(fèi)寄存總臺、保管好個人財物，耐心、細(xì)致地解說會議報到須知及有關(guān)事宜，及時妥善處理好代表要求。
4、根據(jù)會務(wù)組要求傳達(dá)通知、指示，準(zhǔn)確發(fā)放會議資料、紀(jì)念品、餐券、考察乘車券。
5、代表報到后，由行李員引導(dǎo)入住。
6、當(dāng)天打印會議通訊錄并與會務(wù)老師校對，及時發(fā)給代表。
7、會務(wù)組24小時有專職會議，隨時接待安排參會代表。
三、會議期間
1、要求酒店落實叫早服務(wù)。
2、準(zhǔn)確統(tǒng)計用餐人數(shù)并安排代表用餐，及時解決會議期間臨時發(fā)生的問題，確保會議正常進(jìn)行。
3、會議室布置情況落實、茶歇情況，自助餐標(biāo)準(zhǔn)等。
4、安排好旅游考察險種、落實返程機(jī)、車票的登記。
5、及時統(tǒng)計票務(wù)預(yù)訂情況、考察人數(shù)、行程立即同旅行社計調(diào)反饋。
6、與酒店公司財務(wù)人員協(xié)調(diào)好票據(jù)的開取。
7、準(zhǔn)備統(tǒng)計返程的人數(shù)、時間、日期、確定代表返程。
8、會議結(jié)束、會議結(jié)算工作
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